開會能否不費時？ 2018年7月19日 金鈴

2018年7月19日

金鈴 鈴感日記

開會能否不費時？

昨天理髮，髮型師見我雙目無神，問我工作了一整天是否很忙。我疲憊地回答：開了一天會。他感嘆：開會實在很浪費時間。

外國研究顯示，約九成人都承認每日浪費工作時間，真正工作的時間只佔整體時間六成甚至更低，5天工作中，僅有3天是在真正工作。我們日常工作中，最佔用時間的是檢查及回覆電郵，其次是開會。大部分管理層每個月平均會開60次以上大大小小的會議。

既然開會是不能避免，如何捷進會議成效，就是我們能否成功管理時間的關鍵。蘋果廣告創意總監Ken Segall在其著作Insanely Simple: The Obsession That Drives Apple's Success中曾提及喬布斯開會的往事。

他定下三大規條：一、「參與會議的人數愈少愈好。」原因是他認為邀請太多人與會，難以得出效率討論。例如，開一個管理會議，實在沒必要叫剛入職一星期的新手員工出席。即使他需要負責其中一項，只要告訴他執行細節便是。二、「確保一人負責一項會議議程。」我覺得，這想法類似醫院裏的Subject Officer，以「問責思維」速成議案落實。如此，在會議上討論的項目，都由一名參加會議的員工負責，如此，其他員工便知道若有要事應該聯絡誰人。三、「不用Power Point。」喬布斯每逢星期三的下午，都會與市場推廣團隊開會。會議議程較少，禁止幻燈片。他認為大部分人用幻燈片滙報，而不思考。解決問題，不是靠演講，更不是拋出一大堆幻燈片，而是透過溝通打破框框。